‘Een boekhouder moet jou ontlasten, niet dommer maken’

Administratie… als het je ding was, was je wel boekhouder geworden, toch? Natuurlijk is er voldoening te halen uit het feit dat de cijfers kloppen, alle facturen zijn betaald en je ziet hoe je er financieel voor staat. Maar voor veel schoonheidsspecialisten is de boekhouding een noodzakelijk kwaad waar je niet veel plezier uit haalt. ‘Dat begrijpen wij volkomen. Sterker nog: wij zijn van mening dat je er ook zo min mogelijk tijd mee kwijt moet zijn, zodat jij je kan focussen op je eigen vak’, start Mariangela De Lorenzo met een glimlach het gesprek. Zij runt samen met Gijs Rietveldt The Bookie, een eigentijds boekhoudkantoor voor ZZP-ers. Het Bookieteam levert de nieuwe experts van De Beauty Professional & Beautyspot.nl op het gebied van financiën en boekhouding. We starten met het voorstellen van het bedrijf: hoe leuk kan boekhouden Anno 2019 zijn? 

Inzicht helpt je groeien
In een werfkelder aan de Utrechtse gracht, bevindt zich het kantoor van The Bookie, waar samen met Mariangela en Gijs nog vijf financieel experts werken aan een breed landelijk portfolio vol ZZP-ers. “Het kantoor is vier jaar geleden opgericht door Gijs die als boekhouder steeds weer aanliep tegen ZZP-ers die worstelden met hun administratie, aangiften en aftrekposten. Dat moet anders, vond hij”, schetst Mariangela. We zijn inmiddels vier jaar verder en het ís anders. Met een toegankelijk online tool en een transparant abonnement waar inmiddels vele ZZP-ers uit allerhande vakgebieden en regio’s gebruik van maken. The Bookie: “Het allerbelangrijkste is wat ons betreft, dat je boekhouder en het programma dat je gebruikt je ontlasten in de administratie, maar je niet dommer maakt. Wanneer jij geen werkelijk inzicht hebt in de financiële kant van je bedrijf, weet je eigenlijk niet waar je staat”. 

Ze zijn bij The Bookie geen ondernemerscoaches, benadrukt Mariangela: “Tegelijkertijd denken we wel met je mee vanuit ondernemerschap. Voor ons is het belangrijk dat de boekhouder alle expertise heeft op het gebied van financiën en je daar volledig op kan vertrouwen. Tegelijkertijd zagen we dat dit ook het enige is wat er in de praktijk bij veel boekhouders gebeurt: je krijgt een eindrapportage, maar hebt geen inzicht in hoe ze er gekomen zijn. Wij zijn er van overtuigd dat juist transparantie daarin je verder helpt als ondernemer”. Dat betekent niet dat je urenlang naar uitleg over cijfers, tabellen en aftreksystemen hoeft te luisteren, maar wel dat er software is en een vaste Bookie die weet hoe je situatie in elkaar zit. “Wanneer jij – al is het tijdelijk – gaat samenwerken met andere ZZP-ers, grote of kleinere investeringen doet of gaat trouwen, kun je erop vertrouwen dat je Bookie kijkt naar de financiële kant van deze ontwikkeling.” Daarnaast is The Bookie een vraagbaak voor allerhande vragen over belastingen, wet- en regelgeving en financiële veranderingen in je situatie. 

Boekhouden anno 2019
Een grijs excel file met diverse tabbladen en kleine cijfertjes en verborgen formules, een factuur die je zelf typt en narekent vanuit word en een stapel met bonnetjes ergens in je kast (plus nog een paar onderin je tas waarschijnlijk)… “Anno 2019 hoeft je boekhouding er echt niet meer zo uit te zien. En je boekhouder hoeft niet in driedelig blauw achter zijn bureau te zitten om dikke mappen met papieren aan te nemen ieder kwartaal”, legt Mariangela de vinger op de zere plek, “Dan is je administratie ook niet leuk. Sterker nog: we kennen veel ZZP-ers die hun administratie niet alleen niet leuk vonden, maar zelfs een beetje eng”. 

De software van The Bookie is dan ook bewust ontwikkeld tot een vriendelijke, overzichtelijke administratie en is helemaal van deze tijd. Het begint al bij de energieke gele kleur, heldere grafieken met groene en rode lijnen die je direct inzicht geven in de huidige status van je bedrijf. “Facturen worden vanuit het programma gemaakt en verstuurd en zijn meteen gekoppeld aan je aangiften. En aan de app op je telefoon waarmee je door eenvoudigweg een fotootje te maken van een bonnetje, alles direct digitaal in je administratie hebt”, illustreert Marianagela het boekhouden Anno 2019. Ze wijst erop dat het veel problemen voorkomt door alles te digitaliseren, zeker omdat je nog steeds tot 7 jaar terug je volledige administratie voor de belasting beschikbaar moet houden.

De mens achter de boekhouder
The Bookie is een zeer a-typisch boekhoudkantoor waarbij financiële expertise wordt gecombineerd met menselijke interesse. “Dat is de wijze waarop wij ons werk leuk vinden om te doen. Juist dat contact met onze klanten, of het nu via een online videogesprek is of live hier op kantoor. In principe hoeft niemand hier nog lijfelijk te komen, want alles kan digitaal worden afgehandeld. Toch zijn er klanten uit Groningen die een dagje Utrecht plannen en dan even langswippen om een kop koffie met hun Bookie te drinken en iets af te geven.” 

Naast het menselijke contact dat er is met klanten, stimuleert The Bookie de ZZP-ers ook om bedrijfsmatig verder te professionaliseren, van elkaar te leren en zichzelf te organiseren. “Ieder kwartaal is er The Bookie borrel waarbij je de laatste vragen over je OB-aangifte even kunt stellen en daarna kunt borrelen met andere ondernemers en kunt netwerken. Er zijn al mooie samenwerkingen ontstaan tussen Bookiebazen, zoals wij onze klanten noemen”, lacht Mariangela tevreden. Ook is er een broodfonds als sociaal vangnet bij arbeidsongeschiktheid en worden er experts uitgenodigd om hun kennis te delen over het ondernemerschap. “We delen op allerlei onze kennis en stimuleren anderen graag om dat ook te doen. In de komende uitgaven van De Beauty Professionals zullen verschillende Bookies met achtergronden en praktische tips over financiële onderwerpen komen”, sluit de eigentijdse boekhouder af. 

Dit artikel verscheen eerder in De Beauty  Professional. Wil  jij ook als eerste de artikelen lezen en niets mislopen? Neem dan een abonnement op het vakblad en ontvang deze iedere maand op je mat.