Hoe groot of klein je ook bent, als nagelstudio heb je toch te maken met een voorraad aan artikelen. Vaak realiseer je je niet dat je best op kosten kunt besparen door je voorraadbeheer efficiënt in te richten. Maar hoe houd je nu je voorraad goed op peil, zonder complex gedoe? Beautyspot geeft je enkele praktische tips!

Groot inkopen of juist niet

Als je een grote voorraad aanhoudt grijp je nooit mis, maar tegelijkertijd is het ook een dure grap. Je geeft namelijk al behoorlijk wat geld uit, terwijl je de producten niet meteen gebruikt. Het is daarom verstandig om producten die je regelmatig gebruikt of verkoopt (met een hoge omloopsnelheid) groot in te kopen en producten die ‘langzaam’ gaan niet. Bepaalde kleuren lak kunnen bijvoorbeeld heel snel over je toonbank gaan, maar vijlen of handlotions blijven langer liggen. Houd er ook rekening mee dat sommige producten een bepaalde houdbaarheidsdatum hebben en kunnen gaan uitdrogen als ze te lang op voorraad zijn.

Kostenbewust bestellen

Of je nu groot of klein inkoopt, probeer niet te vaak te bestellen. Als je elke week een (kleine) bestelling doet, levert dat direct ook weer een factuur op. Je kunt daar met je leverancier afspraken over maken, door bijvoorbeeld een verzamel- of een maandfactuur te krijgen. Je kunt ook zelf beslissen om in plaats van ad hoc bestellingen te plaatsen, dit maandelijks of driemaandelijks te doen. Zo heb je niet alleen meer overzicht en controle over de bestellingen die je doet, maar bespaar je ook tijd met het betalen en de afhandeling van je facturen.

Online bestellen

Veel leveranciers van nagelproducten hebben tegenwoordig een online bestelomgeving. Wel zo makkelijk, want in deze systemen kun je vaak ‘vaste’ bestellijsten maken. Hiermee bespaar je aanzienlijk tijd, omdat je niet steeds hoeft te zoeken naar vaste producten die je regelmatig bestelt. Bovendien heeft het ook als voordeel dat wanneer je personeel hebt, ook zij de bestellingen kunnen plaatsen op basis van deze lijsten. Los van het feit dat je er vaste producten in kunt zetten, staan ook al je gegevens er standaard in, zoals leveringsadres, klantnummer en overige gegevens van je nagelstudio.

Vermijd overschotten

Er zijn genoeg nagelstudio’s en groothandels die nagenoeg ieder product op voorraad hebben (denk alleen al aan de kleuren lak van de verschillende collecties). Je doet er verstandig aan om het idee van een volledige voorraad naast je neer te leggen. Probeer in plaats daarvan een analyse te maken van je best lopende producten of items en richt daar je inkoop op.

Dump oude voorraad

Neem af en toe je voorraad eens kritisch onder de loep en kijk strategisch naar wat je in huis hebt. Zijn het voorraden die je nodig hebt voor je dagelijkse verkoop en werkzaamheden in de nagelstudio of gaat het om producten die maar wat liggen te verstoffen? Als het laatste het geval is, zorg dan dat je ze zo snel mogelijk kwijtraakt! De tijd dat ze blijven liggen kost je alleen maar onnodig ruimte en wellicht ook geld als je ze zou moeten weggooien. Doe ze daarom weg met mooie kortingen of geef ze weg bij aankoop van een ander product. Zo krijg je er toch nog wat voor terug, houd je je voorraadruimte vrij en maak je ook nog eens je klant blij!

Breng je omloopsnelheid omhoog

Afhankelijk van je voorraad, kan het ook interessant zijn om je omloopsnelheid te monitoren. Als stelregel geldt: hoe sneller je voorraad wordt omgezet in geld, hoe hoger je liquiditeit. Een hoge liquiditeit betekent dat je meer geld in kas hebt om sneller je eigen rekeningen te kunnen betalen of investeringen te doen voor je nagelstudio. Aan de omloopsnelheid kun je zien hoeveel keer je voorraad binnen een jaar wordt omgezet. Het is vrij eenvoudig om de omloopsnelheid te berekenen: de kosten van de verkochte goederen in een jaar delen door de gemiddelde voorraad (begin- en eindvoorraad). Vergelijk vervolgens de uitkomst met de gemiddelde omloopsnelheid in de nagelbranche. Als dat heel erg afwijkt, dan weet je dat je door het efficiënter inrichten van je voorraadbeheer dus nog een hoop kan winnen.

Klopt je voorraadadministratie?

Om efficiënt je voorraadbeheer op peil te houden, is het belangrijk dat je goed kunt bouwen op de basis. Zo moet de waarde van je voorraad kloppen met de waarde in de financiële administratie. Ook moet de daadwerkelijk aanwezig voorraad in je magazijn of nagelstudio overeenkomen met de voorraad in de administratie. Helaas blijkt in de praktijk vaak dat hier nog wel eens behoorlijke verschillen worden geconstateerd. Houd dus nauwkeurig je fysieke voorraad ten opzichte van je administratie bij. Dit voorkomt dat je mis grijpt of een bestelling doet van producten die je nog hebt staan.

Voorraad op één plek

Het komt nogal eens voor, dat een voorraad op verschillende plekken aangehouden wordt. Dat is niet handig, want zo is het lastig om te bepalen wat er nog aan producten ligt en wat besteld moet worden. Houd daarom je voorraad op één plek en probeer de voorraad zo logisch mogelijk in te delen door productgroepen bij elkaar te zetten. Als je met meerdere merken werkt, kun je er zelf voor kiezen of je de voorraad per merk of per productgroep aanhoudt. Om het overzicht goed te bewaken helpt het ook om je voorraadruimte te labelen. Met een labelprinter kun je bijvoorbeeld makkelijk etiketten printen en direct opplakken.

Vertrouw je leverancier

Om je voorraden goed op peil te kunnen houden, is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op je leverancier. Maak op voorhand duidelijke afspraken over de levertijd van de producten en houd je leverancier ook aan de gemaakte afspraken. Niets is zo vervelend als dat je een bestelling plaats en de levering komt te laat of gefaseerd.

Maak regelmatig de balans op

Door geregeld in de gaten te houden of je voorraad overeenkomt met wat er in de administratie staat, voorkom je grote verschillen. Het zogenaamde balansen is namelijk een hele klus en vereist nauwkeurigheid. Als je voorraad niet klopt vergt het een hoop uitzoekwerk! Overigens ben je voor de belastingdienst niet verplicht om je voorraad precies te waarderen. Er wordt wel van je verwacht dat je een goede schatting maakt van de waarde van je voorraad.