Snel nog even je spullen pakken. Jammer, broodje eten moet maar tussendoor, want tijd voor pauze heb je niet. Tijd is waardevol, maar ook voor jouw klant. Klanten te lang laten wachten kost jou niet alleen omzet, maar levert ook ontevreden klanten op. Bovendien levert al dat haasten maar stress op. Als je je tijd goed indeelt en een realistische planning maakt, werk je zorgvuldiger en efficiënter. Weg met die chaotische dagen!

Meten is weten
Alles kost tijd, niet alleen de behandelingen bij je klanten in de salon of praktijk, maar ook de kleine klusjes tussendoor. Je kunt pas een goede planning maken, als je weet hoeveel tijd dingen kosten. Als je regelmatig tijd te kort komt, doe je er verstandig aan om een periode (bijvoorbeeld een week) lang bij te houden hoeveel tijd je aan de dagelijkse werkzaamheden in je studio kwijt bent. Op die manier krijg je niet alleen meer inzicht in datgene wat je doet, maar kun je ook realistischer plannen.

Laat je niet afleiden
De laatste posts op Facebook bekijken, je e-mail uitlezen of even snel die foto op Instagram zetten is leuk, maar ook tijdverslindend. Hoe onnozel het ook lijkt, maar na elke onderbreking kost het weer tijd om je te concentreren op waar je mee bezig was. In plaats daarvan kun je beter je smartphone op ‘stil’ zetten en een aantal momenten per dag plannen dat je tijd neemt om je e-mail en social media te checken. Voor velen van ons is het een gewoonte geworden om te pas en te onpas je telefoon op te pakken en te kijken of er nog iets nieuws is. Doorbreek die gewoonte!

Een goede voorbereiding…
Ja, het is een inkopper, maar oh zo waar! Maak aan het einde van de dag een planning voor de dag(en) erna. Wat moet er gebeuren? Welke klanten staan ingepland? Heb je alles in huis wat je nodig hebt? Door te werken met dag- en weekplanningen en prioriteiten te stellen zul je doelgerichter werken en meer succesvol zijn.

Wees niet te optimistisch
In de praktijk blijkt vaak dat mensen te ‘strak’ plannen. Als je een behandeling voor een klant inplant, wees dan niet te optimistisch. Houd er rekening mee dat je je spullen nog moet klaarleggen, de jas moet aannemen, een kopje koffie moet inschenken, de klant nog een kleurtje moet uitkiezen, je af moet rekenen, je spullen weer op moet bergen et cetera. Dit soort ‘vergeten’ activiteiten moet je ook inplannen. Plak daarom aan elke behandeling vijf tot tien minuten extra vast.

Moeilijke klussen
Als je moe bent, gaat dat ten koste van je concentratie en kosten dingen meer tijd. Dat geldt ook voor de behandelingen die je doet bij je klanten. Plan daarom intensieve behandelingen op een tijdstip waarop je de meeste energie hebt. Sommige mensen presteren beter ’s morgens, anderen wat later op de dag. Het kan natuurlijk niet altijd, maar probeer je klant te ‘sturen’ in je planning.

Stel prioriteiten
Als je een ‘to do’ lijst opstelt, bevat die waarschijnlijk veel meer dan je ooit zult kunnen bereiken in de beschikbare tijd. Dat betekent dus prioriteiten stellen. Er is niks mis met zo’n lijstje en het kan zelfs helpen daar dingen op te zetten die weinig prioriteit hebben: je bent ze dan kwijt in je hoofd en je verspilt geen onnodige energie door er steeds aan te denken. Categoriseer de dingen op je lijst als ‘zeer belangrijk’, ‘belangrijk’ en ‘niet belangrijk’. Alles wat nog minder belangrijk is, schrap je!

Sluitposten
Probeer één of twee keer per dag een kwartiertje in te plannen voor ‘sluitposten’. Hierbij kun je denken aan opruimen, schoonmaken, ordenen, een telefoontje plegen, een bestelling plaatsen of andere kleine klusjes die bij het werk horen. Als je dan een klant hebt die door omstandigheden later op de afspraak komt, kun je makkelijker switchen om je tijd toch optimaal te gebruiken.

Zeg vaker ‘nee’
Nee zeggen kan je juist heel veel tijd opleveren! Het lijkt heel klantonvriendelijk, maar je kunt beter eerlijk tegen je klant zijn dat ‘er even tussendoor’ niet werkt en op een andere dag afspreken. Mensen zullen je serieuzer nemen als je kritischer bent op wat je aanneemt. Geef je klanten geen vage antwoorden wanneer je eigenlijk nee bedoeld, maar wees helder en duidelijk en kom met een alternatief. Dat veroorzaakt minder irritatie en haalt je planning niet overhoop.

Neem pauze
Het is ontzettend belangrijk om tussen je werkzaamheden door pauzes te nemen. Niet alleen om op je gemak een kopje koffie te drinken of een broodje te eten, maar ook even een moment voor jezelf. Gaandeweg de dag hebben we allemaal last van lichte vermoeidheid, waardoor de concentratie afneemt. Een korte pauze kan dan wonderen doen: strek je benen, loop een rondje buiten en je kunt er weer tegenaan.

Kan het binnen twee minuten
De 2-minutenregel is – hoe gek het ook klinkt – een echte tijdwinner. Alles wat je in twee minuten kunt doen, zoals een telefoonnummer opzoeken, een e-mail beantwoorden, je koffiemok afwassen, je penseel schoonmaken, kun je het beste meteen doen. Als je dit soort klusjes uitstelt en (omdat je het snel vergeet) op moet schrijven om er later nog eens aan te denken, kost het je uiteindelijk nog eens twee minuten er bovenop. Met één klusje is dat niet zo erg, maar tien van dit soort klusjes kost je al gauw 20 minuten van je tijd. Bovendien door het meteen te doen, ruimt het in je hoofd ook op. Als je steeds moet denken ‘ik moet dit en ik moet dat nog doen’, geeft dat onrust in je hoofd.